Elección de proveedores



Elección de proveedores

Para el armado de la fiesta, vamos a necesitar del apoyo de varios proveedores.

Al no tener experiencia, muchas veces no sabemos en quién confiar, y quién puede beneficiar o perjudicar nuestra gran noche!

Es importante tener en cuenta cuáles son los rubros involucrados:

  • Sonido
  • Iluminación
  • Disk Jockey
  • Ambientación
  • Catering
  • Alquiler de autos
  • Shows
  • Fotografía
  • Vídeo
  • Tarjetería
  • Souvenirs
  • Vestuario
  • Efectos
  • Cotillón

En cada rubro vamos a encontrar profesionales de años, gente con experiencia y gente que está incursionando, con poca experiencia.

Es fundamental averiguar, conocer antecedentes, hacer una pequeña investigación sobre el proveedor del que no tengamos referencias.

En caso de que contemos con la colaboración de un Organizador de Eventos, es mucho más sencillo, ya que, en base a su experiencia nos va a recomendar lo mejor, sin duda y no vamos a correr el riesgo de que no cumpla con lo previsto.

Una manera de conocer proveedores es a través de AOFREP, (Asociación de organizadores de eventos de la República Argentina) que nuclea a profesionales del medio, de los diferentes rubros. Es no solo una base de profesionales, sino también una ayuda, donde se puede pedir referencias.

Por otro lado, Revista La Fiesta, reúne a muchos proveedores de la zona sur y es también una buena herramienta para la búsqueda.

Si bien Internet es una gran fuente de información, siempre es recomendable tener una reunión con quien ofrece un servicio y conocer su oficina, local o productora (si es que lo tienen), de esta manera  lograremos una visión más real que nos ayudará a tomar la decisión.

En caso de tener contratado el salón, preguntarle a sus encargados  es simplificador, al igual que a un Organizador de eventos, ya que van a saber decirnos cuáles son los proveedores de confianza; el hecho de trabajar cotidianamente con los diferentes rubros, es un buen filtro.

Además de tener en cuenta estos puntos es fundamental la empatía (que podremos percibir en la reunión personal) y también lo es que entiendan cuáles son los gustos, intereses y posibilidades de el/los homenajeado/s. Es importante poder hablar sobre las ideas que tenemos para que se  trabajen en conjunto con lo que ofrece el proveedor, y no permitir que únicamente quiera imponernos algo. Por otro lado, debemos tener presente qué es lo que él nos ofrece, y entender que muchas veces lo que nos sugiere es lo que seguramente funciona. Esto es lo que  nos permitirá comprobar la capacidad, experiencia y flexibilidad del profesional.

Si bien hay muchas opciones, siempre debemos escuchar a quienes saben , y buscar entre las diferentes propuestas, dejando de lado el valor monetario y centrándonos en lo que va a generar en la fiesta, o lo que genera en la/los homenajeada/os .   

                                                                                                                        Paula Anache - O.P.E

El Rol del Organizador de Eventos.



El Rol del Organizador de Eventos. 

Los organizadores de eventos deben ser personas: 

·         Organizadas
·         Tranquilas
·         Prolijas
·         Con buena presencia
·         Con capacidad de manejo de grupo
·         Respetuosos
·         Creativos
·         Dinámico
·         Comprometidos.
·         RESPONSABLES. 

Es importante resaltar que el OPE (organizador profesional de eventos) no solo “coordina horarios”.
La coordinación de un evento, es algo que muchos dejan de lado, pero la experiencia de años de trabajo nos indica que es de suma importancia no obviar ningún detalle que pudiera opacarlo. La figura del Organizador de Eventos es fundamental para la buena coordinación de los profesionales que trabajarán.

Así como la construcción de una casa necesita de un arquitecto que coordine profesionales para llevar adelante una idea, la planificación de una fiesta necesitará del trabajo de un experto que pueda compaginar los distintos rubros para que el evento sea exitoso.
Son varias las tareas a coordinar antes, durante y después del evento. Lo fundamental es acompañar a los homenajeados desde el momento en que nos solicitan una entrevista. Esta es el primer paso, y es importante, poder interpretar lo que el cliente quiere, muchas veces no están seguros de qué es lo que desean, y hasta incluso les cuesta imaginar cómo será todo,… es nuestra tarea acompañarlos en la búsqueda, descifrar lo que imaginan,  involucrarnos con el evento para poder emprender juntos el largo camino hacia una noche mágica. 

El trabajo del organizador consiste en diseñar junto al cliente un formato o idea con características específicas de cada homenajeado generando propuesta que se ajusten a las particularidades de cada evento. Realizará una búsqueda entre sus proveedores para encontrar aquellos que se ajusten para cumplir esas necesidades.  Será el encargado de coordinar cada reunión con ellos y hará de nexo entre los diferentes profesionales para unificar los conceptos que darán como resultado la idea propuesta. Además es quien dará forma a lo que va a ser el evento en sí, situando los diferentes servicios en horarios, teniendo en cuenta su experiencia y coordinando con cada servicio para lograr el dinamismo que la fiesta necesita para lograr el éxito. Sabiendo que no todos los eventos son iguales, ni tienen el mismo público. 

Entre otras cosas, tiene a cargo la coordinación del armado del salón, supervisión del paso a paso de los proveedores, servicio de catering (control de armado de mesas), Disc Jockey, Iluminación (colocación de todos los elementos contratados), Ambientación (chequeo de ornamentación, colores, flores y elementos seleccionados), y demás detalles dependiendo en cada caso, de los servicios contratados. Prueba general de iluminación, sonido y luces.

Verificar que el evento se desarrolle de acuerdo a lo previsto y que alcance los fines propuestos.  Chequear constantemente las necesidades del cliente, homenajeado e invitados

                                                                                                          Paula Anache - O.P.E

Quiero hacer una fiesta, por donde empiezo!?







Quiero hacer una fiesta, por donde empiezo!?


Es muy común cuando uno se propone organizar una fiesta, dejar pasar tiempo antes de acomodar bien las ideas y esto muchas veces genera más nervios e incertidumbre. 


Como hago!?


Una vez que tenemos pensada una fecha o al menos el mes, y si va a ser de día o de noche,  establecer prioridades, lo primero es el salón, que idea tengo, mínimamente, ubicación, estilo, esto nos va a ayudar a hacer una selección para achicar opciones, principalmente por ubicación y luego por estética.

Podemos comenzar una búsqueda por internet, para tener una idea general, pero es importante ir a ver las instalaciones, constatar capacidad, poder ver la cocina, baños, accesos y ver en detalle que nos ofrecen, servicios, proveedores, chequear fechas disponibles y opciones de pago.

Esto nos va a ayudar a encarar la organización de nuestra fiesta, lleva tiempo, pero es importante ver al menos 4 o 5 salones antes de definirnos, salvo que alguno nos haya Enamorado!

Es una tarea un poco agotadora, pero es fundamental para asegurarnos el éxito del evento!,

 Si no disponemos de mucho tiempo, existe la figura del OPE (Organizador Profesional de Eventos), que puede facilitar la búsqueda y asesorarnos en base a su experiencia, lo que nos ahorra tiempo y muchas veces también dinero. 


Como ayuda, podemos hacer una lista de los ítems que involucran una fiesta, colocándolos en orden de importancia.  Esta lista va a variar dependiendo siempre del primer Item, EL SALÓN,  no todos los salones ofrecen servicios, con lo cual hasta no tener definido donde será , no sabremos cuan extensa será nuestra lista.


Tip: Usar la revista La Fiesta nos puede ayudar a armar una lista sin descuidar detalle.

Siempre es recomendable comenzar a planificar todo un año antes de la fecha que deseamos, hay salones que se ocupan rápidamente y podemos perder la posibilidad de hacerlo donde más nos guste. El resto podemos ir  viéndolo más relajados, siempre teniendo en cuenta que si queremos algo especifico es preferible reservarlo con tiempo, hay determinados productos, servicios o shows que hacen pocas presentaciones por noche. 

 Paula Anache - O.P.E